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Semaine 4 : Halte au gaspillage professionnel !

Bonjour bonjour ! Comment allez-vous aujourd’hui, en ce début de semaine ? Avez-vous entrepris quelques aménagements dans votre façon de travailler la semaine dernière ?

Et bien nous, oui ! Parlons donc à nouveau de gaspillage professionnel et de ce qui nous semble déterminant dans l’organisation de notre temps de travail pour – non pas travailler plus – mais travailler différemment, et notamment en ayant plus de temps pour apprendre, rencontrer, bref se développer. Notez que nous pensons que dans toute activité, il convient de consacrer au moins 25% de son temps à faire de la veille, lire, participer à des conférences, … (open-mindset), si l’on veut rester compétent et pertinent dans sa propre activité ! Alors, trouvons du temps pour nous et pour notre entreprise en faisant la chasse au gaspillage.

Épisode 2 : Le gaspillage de temps en réunion

Alors là, j’entends déjà certains se dire : « D’accord, on sait. La réunionite, c’est terrible mais je ne vois pas le rapport avec le gaspillage professionnel. Et puis c’est comme ça. On ne peut rien y faire ». Tout au contraire : 1/ cela a tout à voir et 2/on peut modifier nos propres pratiques et celles de nos collègues.

Mieux travailler passe par des temps de partage préparés, organisés, animés et suivis.

meeting room

Avant toute chose, rappelons-nous à quoi sert une réunion : « Une réunion de travail permet de traiter en groupe un ou plusieurs problèmes qui, s’ils étaient traités par des individus isolés, auraient peu de chance d’être résolus dans les délais impartis et de répondre au niveau d’exigence requis. Par ailleurs, la prise de décision, dans la mesure où les différents acteurs sont présents, est extrêmement rapide ». Source Wikipedia. De notre côté, nous rajouterions pour certaines occasions et selon des modalités très précises, le partage d’informations (notamment pour les équipes distribuées).

Or, ce que nous constatons au quotidien dans nombre d’entreprises. Des réunions :

  • De 8H00 à 18H00 voire 19H00, et souvent même sur les horaires « classiques » de repas,
  • Dites « marathon » de 2h, 3h, 4h, parfois plus,
  • Sans objet et déroulé précis : quid du TOPThème-Objectifs-Plan”,
  • Au nombre démesuré de participants : on participe à de nombreuses réunions sans vraiment se poser la question de la pertinence de notre présence,
  • Où la plupart des personnes « perruquent » (autrement dit, font autre chose qu’écouter : smartphone, emails, …)

En synthèse, un vrai gaspillage de plusieurs heures par semaine sur des participations inutiles, non optimisées, ou mal organisées.

Nos préconisations, et que nous nous engageons à mettre en place, ou si c’est déjà fait, à encourager à mettre en œuvre chez nos clients et partenaires :

  • Systématiser la pratique du Thème-Objectifs-Plan (TOP), défini et communiqué avant toute réunion à chacun des participants,
  • Se poser la question de la raison, et donc de la contribution de chaque participant : par exemple, certains pourront peut-être simplement être destinataires du compte-rendu !
  • Se limiter à des réunions de 30 à 45 minutes maximum. Savez-vous que l’attention maximum d’une personne est de 15 à 30 min consécutives. Au-delà, on se déconcentre !
  • Tester de nouveaux modes d’animation pour rendre ces moments plus intenses et productifs. Par exemple, si on est debout, sur une réunion flash, on est beaucoup plus attentif et participatif. Testez-le en réunion d’équipe par exemple.

Alors, qu’en dites-vous ? Après le mode projet, n’a-t-on pas là encore une source d’économie en ressources absolument gigantesque ?

Si cela vous intéresse de vous attaquer à ce sujet… venez en discuter avec nous. Chez SWELL, nous allons justement mieux appliquer ces principes de fonctionnement pour favoriser notre développement.  Et surtout, nous allons mieux encore aider nos clients dans cette quête.

Alors rejoignez-nous ! Mobilisez-vous ! Réduisez le nombre de réunions et préparez-les mieux.

Merci de nous lire J A la semaine prochaine avec un nouvel épisode de ce défi ! « Zéro gaspillage professionnel ».

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